Archiviazione Digitale

Dematerializzazione ed archiviazione digitale nascono dall’esigenza di gestire una mole in continua crescita di documenti cartacei e di conservarli, con efficacia legale e fiscale, in un formato elettronico altamente protetto e sicuro. Il documento cartaceo, per sua natura, si presta a generare inefficienze nella sua gestione: dalla perdita, alla duplicazione ripetuta, all’archiviazione confusa di faldoni e dossier.

Forte spinta al processo di dematerializzazione è fornita anche dal Legislatore, sancendo, con il recente Codice Amministrazione Digitale (C.A.D.) all’art. 71, che le regole tecniche per il protocollo informatico debbano essere “dettate, con decreti del Presidente del Consiglio dei Ministri o del Ministro delegato per la Pubblica Amministrazione e l’Innovazione, di concerto con i Ministri competenti…”.

Si conforma, così, un quadro normativo in continua ed attesa evoluzione che Alma seguirà attentamente per garantire ad ogni Ente un costante aggiornamento sui doveri da esso derivati.

Vantaggi portati dalla dematerializzazione:

• Risparmio relativo ai costi di stampa, acquisto e manutenzione delle stampanti
• Centralizzazione delle pratiche e dei processi di lavoro
• Archiviazione univoca dei documenti elettronici, facilmente condivisibili e reperibili; attraverso sistemi automatici di ricerca
• Maggior controllo sul procedimento amministrativo
• Gestione delle pratiche rapida e sicura

Alma Informatica offre il proprio servizio di dematerializzazione della carta e di archiviazione digitale per qualsiasi atto documentale:

• Risorse finanziarie: fatture, mandati e reversali, libro giornale, libro inventari, libro magazzino, libro cespiti, registri contabili, …
• Segreteria: contratti, delibere, determine, registro giornaliero di protocollo, …
• Risorse umane: fascicolo del personale, cedolini, modelli 730, Certificazioni Uniche, ...
• Tributi: ICI-comunicazione/dichiarazione, ICI–domanda di rimborso/pubblicità/esposizioni temporanee, ...>
• Servizi scolastici: buoni libro, buoni pasto, domande di ammissione agli asili nido e scuole materne, ...
• Urbanistica: certificati di destinazione urbanistica, ...
• Polizia Municipale: verbali di contravvenzione, ...
• Servizi demografici: cambi di abitazione, cancellazioni, ...

Successivamente alla digitalizzazione dell’archivio desiderato, Alma può offrire aggiornamenti di dematerializzazione con frequenze da concordare con l’Ente o corsi di formazione per la produzione di nuovi documenti digitali dando, così, la possibilità di interrompere la produzione di atti in formato analogico.

GESTIONE DOCUMENTALE

Alma Informatica fornirà tutta la gestione dell’archivio oltre all’assistenza necessaria agli Enti al fine di ottemperare al Decreto del Presidente del Consiglio dei Ministri 13 novembre 2014 con il quale vengono dettate le “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione, copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici delle pubbliche amministrazioni...”.

MAGAZZINO CARTACEO

Il Gruppo Alma offre anche il servizio di stoccaggio dell’archivio cartaceo dematerializzato per tutto il periodo di mantenimento obbligatoriamente previsto dalla legge e per l’ulteriore periodo di cui l’Ente necessiti.

CONSERVAZIONE SOSTITUTIVA

Alma garantisce una costante partnership con i migliori Conservatori accreditati AGID.