Con il parere DFP-0011681-P-22/02/2021 la Funzione Pubblica si esprime in merito alla possibilità o meno di riconoscere un rimborso delle spese sostenute da parte di un soggetto in quiescenza, cui è stato conferito un incarico gratuito nel rispetto di quanto disposto dall’articolo 5, comma 9, del decreto legge 6 luglio 2012, n. 95, convertito, con modificazioni, dalla legge 7 agosto 2012, n. 135.  Nello specifico vengono posti due quesiti:

1. se sia riconoscibile il rimborso delle spese sostenute per i trasferimenti del soggetto incaricato dal proprio domicilio alla sede dell’ente e viceversa, debitamente documentati e rendicontati;
2. se, altresì, sia possibile assentire i rimborsi per le eventuali missioni autorizzate per conto dell’ente.

In generale, come noto, la disposizione contenuta nel comma 9 (nota 1) del citato articolo 5, nell’imporre il divieto di remunerazione per le cariche e gli incarichi individuati dalla norma da parte di soggetti in quiescenza, consente l’espletamento di tali incarichi o cariche a titolo gratuito, con il limite della durata annuale solo per quelli dirigenziali e direttivi.

In relazione al primo quesito, deve constatarsi come la norma preveda che “devono essere rendicontati eventuali rimborsi di spese, corrisposti nei limiti fissati dall'organo competente dell'amministrazione interessata.”. Il tenore letterale della disposizione consente quindi alle amministrazioni interessate di corrispondere i rimborsi spese in argomento, purché nel rispetto di due specifiche condizioni:

• la prima attiene al limite dell’importo rimborsabile, per la cui determinazione la norma fa espresso rinvio agli organi competenti delle amministrazioni interessate. In tale contesto, quindi, le amministrazioni - sulla base di proprie valutazioni, ferma restando la compatibilità con i vincoli già previsti dalla normativa vigente in materia di contenimento della spesa pubblica - avranno cura di determinare i limiti ed i criteri di eleggibilità delle spese, sia in relazione alle singole voci ammissibili a rimborso che ai criteri ad esse riferiti, dovendosi, in ogni caso, escludere la possibilità di attribuire rimborsi forfettari.
• la seconda è riferita alla necessità che tali rimborsi siano rendicontati e quindi supportati dai relativi documenti attestanti gli importi e le circostanze in relazione alle quali si è determinata la spesa

Con riferimento specifico alle spese relative allo spostamento del soggetto incaricato dal proprio domicilio alla sede dell’ente, l’amministrazione dovrà quindi valutare se prevedere tale tipologia di spesa ed i limiti entro cui possa avvenire il rimborso, anche in relazione alla frequenza con la quale gli spostamenti si verificano, all’effettiva distanza percorsa nonché alla possibilità di accedere prioritariamente ai mezzi di trasporto pubblico.

Per quanto concerne il secondo quesito, appaiono assentibili, pur sempre nell’ambito del quadro normativo specifico di riferimento, eventuali spese per l’espletamento di missioni, che dovranno, in ogni caso, essere preventivamente autorizzate, riferirsi ad attività effettuate per conto dell’Ente ed attenersi puntualmente al mandato dell’incarico.

Quanto sopra in termini di indicazioni generali, competendo sempre all’amministrazione, in autonomia e nell’esercizio delle proprie funzioni, la decisione da assumere in ordine alle modalità applicative delle norme interpretate, relativamente alla specifica situazione che ha originato il quesito.

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